УТВЕРЖДЕНО Приказ от 07.08.2024 № 162-АД
ПОЛОЖЕНИЕ
о политике в отношении обработки
персональных данных в процессе трудовой деятельности
и при осуществлении административных процедур
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- ОАО «Техника связи» уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке и с уважением относится
к соблюдению прав субъектов персональных данных.
Утверждение Положения о политике в отношении обработки персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (далее – Политика) является одной из принимаемых ОАО «Техника связи» мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021г. № 99-З «О защите персональных данных) (далее-Закон).
1.2. Политика разъясняет работникам ОАО «Техника связи», как и для каких целей их персональные данные и персональные данные членов их семей (других родственников) собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.
1.3. Почтовый адрес ОАО «Техника связи»: 211011, г.Барань, ул. Набережная, д.1; адрес в сети Интернет: https://t-c.by; e-mail: contact@t-с.by.
1.4. В настоящей Политике используются термины и их определения в значении, определенном Законом.
1.5. ОАО «Техника связи» осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей и не допускает их избыточной обработки.
- ЦЕЛИ, КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ЧЬИ ДАННЫЕ ПОДВЕРГАЮТСЯ ОБРАБОТКЕ, ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ И СРОКИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. В процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур ОАО «Техника связи» осуществляет обработку персональных данных в целях, объеме, на правовых основаниях и в сроки применительно к каждой категории субъектов персональных данных согласно приложению 1 к настоящей Политике.
- ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. ОАО «Техника связи» осуществляет трансграничную передачу персональных данных работников для целей:
3.1.1. направления в служебную командировку за границу;
3.1.2. переписки с государственными органами, иными организациями и гражданами иностранных государств по вопросам, входящим в компетенцию работников ОАО «Техника связи».
3.2. Трансграничная передача персональных данных работников на территорию иностранного государства может осуществляться ОАО «Техника связи», если:
3.2.1. на территории иностранного государства обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных* – без ограничений при наличии правовых оснований, предусмотренных Законом;
3.2.2. на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных – в случаях, предусмотренных статьей 9 Закона, в том числе:
– когда дано согласие субъекта персональных данных при условии, что субъект персональных данных проинформирован о рисках, возникающих в связи с отсутствием надлежащего уровня их защиты;
– при размещении информации о своей деятельности в глобальной компьютерной сети Интернет;
– когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами.
* Перечень иностранных государств, на территории которых обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, определен приказом Национального центра защиты персональных данных Республики Беларусь от 15 ноября 2021 г. № 14 ”О трансграничной передаче персональных данных“.
- ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Субъект персональных данных имеет право:
4.1.1. на отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных ОАО «Техника связи» обращалось к субъекту персональных данных за получением согласия. Право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется на иных правовых основаниях (например, в соответствии с требованиями законодательства либо на основании договора);
4.1.2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных ОАО «Техника связи», содержащей:
– место нахождения ОАО «Техника связи»;
– подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица ОАО «Техника связи»;
– персональные данные и источник их получения;
– правовые основания и цели обработки персональных данных;
– срок, на который дано согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия);
-наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц);
– иную информацию, предусмотренную законодательством;
4.1.3. требовать от ОАО «Техника связи» внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;
4.1.4. на получение от ОАО «Техника связи» информации о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых ОАО «Техника связи», третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено Законом и иными законодательными актами;
4.1.5. требовать от ОАО «Техника связи» бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;
4.1.6. на обжалование действий (бездействия) и решений ОАО «Техника связи», нарушающих его права при обработке персональных данных, в порядке, установленном законодательством.
4.2. Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных ОАО «Техника связи», субъект персональных данных подает в ОАО «Техника связи» заявление в письменной форме по почтовому адресу, указанному в подпункте 1.3 пункта 1 настоящей Политики, а в случае реализации права на отзыв согласия – в форме, в которой такое согласие было получено.
Такое заявление должно содержать:
– фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
дату рождения субъекта персональных данных;
– изложение сути требований субъекта персональных данных;
– идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
– личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных.
ОАО «Техника связи» не рассматривает заявления субъектов персональных данных, направленные иными способами (e-mail, телефон, факс и т.п.).
4.3. За содействием в реализации прав, связанных с обработкой персональных данных ОАО «Техника связи», субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в ОАО «Техника связи», направив сообщение на электронный адрес klimenkov@t-c.by.
Приложение 1
к Политике в отношении обработки
персональных данных в процессе
трудовой деятельности и при
осуществлении административных процедур
Цели, объем, правовые основания и сроки обработки персональных данных
ОАО «Техника связи» в процессе
трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур
| Цели обработки персональных данных | Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке | Перечень обрабатываемых персональных данных | Правовые основания обработки персональных данных | Сроки хранения
персональных данных |
| Формирование, ведение и хранение личных дел работников | Работники, члены их семей | В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 | 1.Обработка персональных данных при оформлении трудовых отношений, а также в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) | Личные дела работников – 55 лет; личное дело директора ОАО «Техника связи» – постоянно |
| Ведение трудовых книжек | Работники | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 ”О трудовых книжках“ | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | Трудовые книжки – на срок трудовой деятельности (после увольнения – до востребования); книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет |
| Ведение телефонного справочника | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) (далее – отчество) работника, занимаемая должность, номер служебного телефона | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | 1 месяц после увольнения |
| Ведение корпоративной сети | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность; иные сведения, указанные в процессе взаимодействия работников посредством корпоративной сети | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | 1 месяц после увольнения |
| Ведение системы учета документооборота | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | В течение срока, установленного для хранения документов законодательством об архивном деле и делопроизводстве. Если такой срок законодательством не установлен – 1 месяц после увольнения |
| Начисление и выплата заработной платы | Работники, члены их семей | Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о размере заработной платы, номер счета в банке | Обработка персональных данных в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам – 55 лет; иные документы – 3 года |
| Начисление и выплата пособий по временной нетрудоспособности | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о состоянии здоровья работника, номер счета в банке | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) | лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам – 55 лет; иные документы – 3 года |
| Применение мер поощрения | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для поощрения | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | приказы о применении мер поощрения – 55 лет; документы (их копии), послужившие основанием для издания приказов, – 3 года |
| Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) | 3 года |
| Предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных законодательством о труде | Работники, члены их семей | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) | В зависимости от гарантии или компенсации в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 ”О перечне типовых документов“ |
| Предоставление социальных налоговых, имущественных налоговых вычетов и других вычетов при удержании подоходного налога | Работники, члены их семей | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения, послужившие основанием для предоставления социальных налоговых, имущественных налоговых вычетов и других вычетов при удержании подоходного налога | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона, Налоговый кодекс Республики Беларусь) | 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора |
| Формирование и ведение резерва кадров | Работники, иные граждане | Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, сведения об образовании, о трудовой деятельности, контактный номер телефона | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона, Указ Президента Республики Беларусь от 26 июля 2004 г. № 354 ”О работе с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций“) | Списки лиц, состоящих в резерве руководящих кадров – 10 лет ЭПК; протоколы заседаний конкурсной комиссии по формированию резерва руководящих кадров и документы к ним – 15 лет ЭПК |
| Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку | Работники | Данные документа, удостоверяющего личность, сведения о занимаемой должности | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | Приказы о направлении на повышение квалификации (переподготовку, профессиональную подготовку, стажировку) – 3 года |
| Рассмотрение индивидуальных трудовых споров | Работники | Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в (Наименование организации), иные сведения, необходимые для разрешения индивидуального трудового спора | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) | 5 лет |
| Ведение воинского учета | Работники –военнообязанные, члены их семей, близкие родственники | В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 ”Об установлении форм документов воинского учета“ | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) | Переписка с военными комиссариатами – 3 года; личные карточки на граждан, состоящих на воинском учете – 3 года после увольнения; документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных – 5 лет |
| Ведение учета нуждающихся в оздоровлении и санаторно-курортном лечении | Работники, несовершеннолетние дети работника, их другой родитель | В соответствии с Положением о порядке направления населения на санаторно-курортное лечение и оздоровление, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 28 августа 2006 г. № 542 | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) | 3 года |
| Ведение учета нуждающихся в улучшении жилищных условий | Работники, бывшие работники в случаях, предусмотренных законодательством, члены их семей | В соответствии со статьей 40 Жилищного кодекса Республики Беларусь от 28 августа 2012 г. № 428-З | В отношении работников и членов их семей – обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона). В отношении бывших работников и членов их семей обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6, абзац семнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона) |
1 месяц после увольнения, если отсутствует право состоять на учете нуждающихся в улучшении жилищных условий; 5 лет после предоставления жилого помещения; протоколы заседаний общественной комиссии по жилищным вопросам ОАО «Техника связи» – постоянно |
| Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц | Работники | В соответствии с формами документов персонифицированного учета, утвержденными постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 ”О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета“ | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | 5 лет |
| Оформление необходимых для назначения пенсии документов | Работники | В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII ”О пенсионном обеспечении“ | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона) | До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение |
| Расследование несчастных случаев на производстве | Работники | В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 ”О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на произ-водстве и профессиональных заболеваний“ | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона) | 45 лет |
| Предоставление в СМИ сведений о деятельности ОАО «Техника связи» | Работники | изображение; фамилия, собственное имя, отчество; занимаемая должность; иные сведения | При реализации трудовой функции работника – обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона). В иных случаях – согласие (статья 5 Закона) |
Срок согласия – на период трудовых отношений |
| Размещение информации о деятельности ОАО «Техника связи» данных на официальном интернет-сайте | Работники | Изображение субъекта персональных данных; фамилия, собственное имя, отчество; должность; иные сведения | Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, Указ Президента Республики Беларусь от 1 февраля 2010 г. № 60 ”О мерах по совершенствованию использования национального сегмента сети Интернет“, постановление Совета Министров Республики Беларусь от 29 апреля 2010 г. № 645 ”О порядке функционирования интернет-сайтов государственных органов и организаций“. Если работник является основным объектом размещаемой информации (съемки) – обработка персональных данных на основании согласия (статья 5 Закона) |
до передачи архивной копии интернет-сайта в архив ОАО «Техника связи» |
| Осуществление административных процедур | Работники, в том числе бывшие работники | В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200). |
В отношении работников – обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона). В отношении бывших работников — в случаях, когда законодательными актами прямо предусматривается обработка персональных данных без согласия субъекта персональных данных (абзац двадцать первый статьи 6, абзац восемнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона, пункт 2 статьи 20 Закона Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З ”Об основах административных процедур“) |
5 лет |